Arxia, companie de software care lucrează în domeniul digitalizării instituțiilor publice, a efectuat o cercetare la finalul căreia s-a concluzionat că aproape toate instituțiile publice care au luat parte la studiu (90%) folosesc Microsoft Excel ca instrument de gestionare a achizițiilor publice.
Analiza Arxia mai arată că doar 5% dintre instituțiile publice participante folosesc un soft specializat în vederea gestionării achizițiilor publice, iar restul de 5% utilizează instrumente și mai puțin avansate și potrivite pentru o astfel de activitate, așa cum este Microsoft Word.
România, pe ultimul loc la categoria de servicii publice digitale în clasamentul UE
Anul trecut, Indicele economiei și societății digitale (DESI) arăta că România se situează pe ultimul loc în clasamentul țărilor membre UE la categoria de servicii publice digitale. Studiul realizat de Arxia a fost desfășurat în cadrul comunității online Expert Achiziții Publice, unde sunt înregistrați peste 13.000 de utilizatori, printre care specialiști care se ocupă de partea de achiziții în cadrul instituțiilor.
Daniel Homorodean, CEO al Arxia, subliniază faptul că rezultatele obținute în urma acestui studiu reflectă nevoia de a implementa un suport digital eficient în domeniul de achiziții publice, iar motivele sunt nevoia de a ține pasul cu normalitatea, creșterea eficienței proceselor de achiziții și reducerea cheltuielilor ineficiente. CEO-ul Arxia a menționat că statul înregistrează anual pierderi de aproape 2% din PIB ca urmare a gestionării deficitare a achizițiilor publice.
Pe lângă pierderile de ordin financiar mai apare și risipa de timp și resursă umană, deoarece angajații trebuie să se ocupe de executarea unor acțiuni care ar putea fi efectuate mai rapid prin intermediul unui sistem infomatic specializat. Există suficiente instituții care nu știu că pot folosi diverse aplicații informatice care sunt disponibile pe piață la prețuri accesibile, așa că folosesc instrumente mai puțin avansate și chiar rudimentare.
Instituțiile trebuie să colaboreze cu experți în digitalizare
CEO-ul Arxia sfătuiește instituțiile să colaboreze cu experți în digitalizare pentru a face progrese în acest sens, mai ales că industria IT din România se arată deschisă să ofere sprijin. Contextul actual este favorabil pentru a aduce în atenție discuția despre digitalizare, în condițiile în care urmează să fie implementat cloud-ul guvernamental prin PNRR.
Cea mai mare parte dintre participanții la studiu au declarat că le lipsește o soluție informatică prin care să fie facilitat procesul de achiziții publice și au catalogat ca fiind necesară implementarea unui astfel de instrument la nivel instituțional, în același mod în care sunt implementate sisteme pentru activitățile financiar-contabile. Chiar dacă instituțiile și-au exprimat dorința de a utiliza astfel de soluții, există o serie de obstacole ce împiedică adoptarea acestora.
Unul dintre obstacolele principale în implementarea unor sisteme informatice specializate în multe dintre instituțiile publice este reticența de la nivelul conducerii. Peste 40% dintre respondenți au declarat că necesitatea de a folosi un sistem informatic pentru gestionarea achizițiilor publice nu este pe deplin înțeleasă la nivel de management, existând și o teamă de schimbare printre funcționari.
De altfel, la dezinteresul managementului contribuie și faptul că digitalizarea în acest domeniu nu a fost promovată, astfel că multe instituții nu știu că pot folosi soluții informatice disponibile pe piață la costuri accesibile. 31% dintre respondenți au menționat și lipsa unei alocări bugetare pentru un astfel de sistem.
Numeroase activități specifice procesului de achiziții publice ar putea fi digitalizate
La momentul actual, gestionarea digitală a proceselor de achiziții publice este deficitară, astfel că angajații se ocupă de numeroase activități pe care le implică procesul de achiziții publice, cum ar fi colectarea informațiilor privind necesitățile, urmărirea achizițiilor, gestiunea contractelor etc. Toate aceste activități sunt nedigitalizate și cele mai multe dintre instituții nu lucrează cu fișiere pe care se poate lucra colaborativ.
81% dintre respondenții la studiu au declarat că deseori sunt întâmpinate probleme în ceea ce privește calitatea referatelor de necesitate, fiind frecvente situațiile în care aceste documente în care se exprimă necesitățile să fie incomplete. Instituțiile care folosesc Microsoft Excel au avut dificultăți în identificarea cererilor compartimentelor din cadrul instituției din perspectiva cantităților și valorilor. În lipsa unui sistem centralizat de gestionare și organizare, apar probleme în corelarea necesităților exprimate de departamente.
Datele publicate anul trecut de Comisia Europeană arată că România se afla pe ultimul loc în ediția din 2021 a DESI, indicele care monitorizează evoluția statelor membre UE referitor la competitivitatea digitală într-o varietate de domenii, printe care și integrarea tehnologiilor digitale de către întreprinderi și serviciile publice digitale.
